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办公记事-复印机租赁篇
时间:2019-11-05 14:07        点击量:【2372 】次


办公记事-打印机租赁篇 


这几天和朋友聊到租打印机,跟他推荐我很喜欢的一家打印机租赁厂商,同时也分享以前公司和打印机租赁厂商合作使用的经验。

打印机已经是办公室里面不可共有的一部分,如果只是十人以下的公司,打印需求相对单纯,用租的或者自己买一台打印机都可以,但如果是中大型公司,几十甚至上上百人,每个人对于打印,列印,扫描,传真的需求都不一样,比起购买选择更应该委托打印机租赁公司。

 

公司印量大,当然要找打印机租赁厂商

 

以前待的公司就有找打印机租赁厂商处理打印事务,记得同时承租打印机,打印机,复合机,现在回想,最有印象的就属常常来保养跟维修的打印机租赁厂商小哥了,因为总是同一个人,认识久了也会聊个几句,也了解那行很辛苦。另外就是观察同事的打印使用模式,发现每个部门的使用需求都不一样,非常有趣。

前公司人不算太多,全盛时期人数大约是80人左右,因为所有单位都在同一个办公空间,仅稍微隔着,很容易看到不同单位的状况。几乎可以分行政,营销跟业务部门,从三个面相观察,可以发现不同的单位对打印的需求完全不一样。

 

打印需求好复杂,各部门要求都不一样

 

行政单位

配置:复合机* 2

需求:打印,列印,扫描传真各种功能都会用到,但量不大

 

观察行政单位应该是公司里面打印需求最单纯,也是大部分人的使用模式,最多就是处理合约跟报表,打印方面主要黑白为主,至多再加上部分的扫描和传真,所以他们的打印机数量最少,但是有设定连到外面的大型打印机,所以如果要印制大量的文件也没问题,只是比较少用。

 

营销单位

配置:复合机* 4

需求:营销部_基本印量大,每逢活动就爆量/设计部_其他不管,只追求彩色列印品质

 

营销单位的企划部是我待的部门,打印用量大,每当有活动时印纸量上千张是常事。企划部因为平时要进行,简报,印报表,有时候报告还要一人一本或印制几百份的活动文件,因此对打印速度非常在意(有时印量太大,只好偷偷连线其他部门的打印机,平均列印加快速度。)。

 

设计部门因为宣传单的量已经大到可发给印刷厂,一般印量反而小,速度就不太值得,但因为要校稿,对色彩精细度和品质很讲究,也是公司里面唯一有权从打印机印彩色A3大图输出的部门,因为只有设计部在用打印机印彩色,后来干脆把打印机印彩色的管理权限交给他们。

 

业务单位

配置:打印机* 2,复合机* 4

需求:人数很多,偶尔会要排队

 

不知为何业务很容易挤在同一个打印机印资料?业务单位的打印设备数量配置是全公司最多。

 

业务通常都是在报告和跟客户见面的时候才会印制,对速度或精美的要求其实还好,唯一的问题是业务人太多,当大家都挤在同时段印资料时,打印机就不够用,所以业务的打印机最多,两台打印机也放在业务的空间,是全公司打印密集度最高的地方。不过还是看过一位业务主管认为时间就是金钱,不想花时间排队,自己掏钱买一台自己专属的打印机。

 

除了打印机好用,维修人员态度也很重要

 

现在回想,原来那时打印需求算复杂,毕竟每个部门的需求都不一样,要一一满足不容易。配合的打印机租赁厂商应该算还不错,因为两年多下来,打印列印很少有大状况,也没听同事们失望,偶尔有故障也因为租的机器多可以先换一台用,不至于到整个停摆,叫修通常当天或隔天到,没等太久。

 

不过跟行政小姐姐闲聊的时候有听说,那家打印机租赁厂商的价格不好砍价,现在想想应该是因为厂商坚持把服务做好,所以议价空间就比较少。

 

结论:打印机或复印机租赁厂商的挑选四重点

(一)  找到适合的打印机或打印机:符合需求的机器才是好机器,不然你给设计部黑白打印机,保证设计师眉头一皱。

(二)  租到的打印机不容易故障:品质好超级重要,平常顺顺的用没感觉,如果租到每逢3天一卡纸5天一故障的机器可中头奖了。

(三)  维修人员有定期保养机器:保养会很直接影响机器寿命跟故障率,所以这也是评估打印机租赁厂商的要点。

(四)  叫修服务不断线:一旦出状况,维修人员来的速度就很重要,如果状况不太严重,能不能透过线上取代也是重点。

 

以上就是一些经验谈,如果你想更了解打印机租赁,或者正在寻找厂商,事前功课一定要做足,才能租到好机器,使用先没烦恼。

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